¿Puedo seguir facturando con Excel, hojas de cálculo o plantillas de Word?

Si eres autónomo en Lugo y sigues facturando con Excel, hojas de cálculo o plantillas de Word, la llegada de Verifactu seguro que te ha dejado con dudas:

¿Voy a poder seguir usando mis hojas de cálculo en 2026?
¿Me pueden sancionar con 50.000 €?

Vamos a explicarlo con calma y pensando en el día a día de un pequeño negocio de Lugo.

1. Verifactu: qué cambia a partir de 2026

El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF): integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros, además de la posibilidad de enviarlos electrónicamente a la Agencia Tributaria. BOE+2hacienda.gob.es+2

Fechas clave:

Empresas y negocios que usan software de facturación: a partir del 1 de enero de 2026.
Autónomos: tienen margen hasta el 1 de julio de 2026 para adaptar sus sistemas. Cegid Iberia+1

Importante: Verifactu afecta a quienes usan programas informáticos para facturar. Si facturas a mano, sigues fuera del ámbito de estos sistemas, aunque las obligaciones de facturación (expedir, conservar, etc.) siguen igual.

2. ¿Puedo seguir facturando con hoja de cálculo o con Word?

Aquí viene el matiz importante.

Lo que sí puedes hacer sin problema

Si utilizas:

Un talonario de facturas en papel, rellenado a mano.
Una plantilla en Word que imprimes y luego guardas físicamente.
Una plantilla en Excel que solo usas como modelo, sin que el archivo haga de “base de datos” ni gestione el registro completo de tus facturas.

En estos casos, no estás usando un “sistema informático de facturación” en el sentido técnico del reglamento, sino herramientas ofimáticas de apoyo. Y nadie te obliga a abandonar totalmente ese sistema. Agencia Tributaria+1

Otra cosa es que, en la práctica, para la mayoría de autónomos y microempresas de Lugo, seguir con talonarios o plantillas sueltas ya no es operativo.

Cuando Excel se convierte en “sistema informático de facturación”

El problema llega cuando la hoja de cálculo o el procesador de textos dejan de ser solo un modelo y pasan a hacer “de programa de facturación”, por ejemplo:

Usas macros o fórmulas para numerar facturas, calcular importes y conservar el histórico.
La hoja de cálculo almacena todas tus facturas y es tu sistema principal de registro.
Generas archivos que, de hecho, funcionan como una pequeña base de datos de ventas.

En estos casos, Hacienda puede entender que tu Excel o tu base de datos sí está actuando como un Sistema Informático de Facturación, y por tanto debe cumplir todos los requisitos de Verifactu. manubens.com+1

3. La famosa sanción de 50.000 €: ¿me afecta si uso Excel?

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria (LGT) establece sanciones muy importantes:

Hasta 50.000 € por ejercicio para el usuario que tenga sistemas informáticos que no cumplan los requisitos (si debían estar adaptados).
Sanciones aún mayores para el fabricante o distribuidor del software fraudulento. Agencia Tributaria+1

Esta sanción está pensada para:

Programas hechos para borrar facturas, llevar “doble caja”, falsear registros, etc.
Sistemas de facturación que no permiten trazar ni garantizar la inalterabilidad de las facturas.

Aquí aparece uno de los matices que se comentan en la doctrina:

Excel o Word, por sí mismos, no son programas de facturación, son herramientas genéricas.
No tiene sentido sancionar al fabricante de una hoja de cálculo como “productor de software de facturación fraudulento”.

Ahora bien, eso no significa que no haya riesgo para el usuario:

Si tu hoja de cálculo funciona de facto como un sistema de facturación y no cumple los requisitos del reglamento, puedes verte dentro del ámbito de las sanciones previstas por la norma, dependiendo de cómo interprete el caso la Administración. manubens.com+1

En resumen:
👉 La sanción de 50.000 € está pensada para sistemas informáticos de facturación no conformes, no para el uso aislado de una plantilla de Word. Pero si tu “Excel casero” actúa como software de facturación, el riesgo aumenta.

4. Aunque no te apliquen los 50.000 €, sí te pueden sancionar por facturar mal

Aunque no entres en el “supuesto gordo” del artículo 201 bis LGT, sigues teniendo otra gran obligación: cumplir las normas de facturación.

El artículo 201 LGT sanciona el incumplimiento de las obligaciones de facturación o documentación (expedir, remitir, rectificar, conservar facturas, etc.). supercontable.com+1

Cuando se incumplen estas obligaciones (por ejemplo, facturas mal registradas, falta de conservación adecuada, numeración incoherente, etc.), la sanción puede ser:

Una multa proporcional, que en determinados casos es del 1 % del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción, con mínimos y máximos recogidos en la ley. supercontable.com+1

Es decir:

Puede que tu Excel no te lleve a los 50.000 € por el 201 bis,
pero sí puede costarte un porcentaje de tu facturación si se considera que incumples las obligaciones de facturación.

Para un pequeño autónomo de Lugo, esto puede ser un golpe muy serio.

5. ¿Sigo con hojas de cálculo o doy el salto a un programa adaptado?

Desde el punto de vista práctico, si eres autónomo o microempresa en la provincia de Lugo, te conviene plantearte lo siguiente:

Problemas de seguir con Excel o Word

Es fácil cometer errores de numeración, fechas o importes.
No tienes controles de integridad, trazabilidad ni inalterabilidad como exige el reglamento. BOE+1
Si Hacienda revisa tu sistema y entiende que tu Excel es un SIF no adaptado, puedes verte en un escenario sancionador complicado.

Ventajas de usar un programa de facturación adaptado a Verifactu

El propio programa ya incorpora los requisitos de registro, encadenado, firma, QR, envío a AEAT, etc. Agencia Tributaria+1
Te olvidas de mantener tú la “ingeniería” con macros, plantillas y archivos duplicados.
Ganas tiempo y seguridad en tus declaraciones trimestrales y anuales.

Además, la Agencia Tributaria ha lanzado una aplicación gratuita de facturación para autónomos, profesionales y empresas con pocos registros, que permite generar facturas electrónicas y enviar los registros directamente a la AEAT cumpliendo el reglamento de Verifactu. Agencia Tributaria+1

6. Recomendaciones para autónomos y microempresas de Lugo

Desde nuestra asesoría fiscal en Lugo, con más de 30 años trabajando con pequeños autónomos y microempresas de la zona, nuestra recomendación es clara:

Haz inventario de cómo facturas hoy
- ¿Usas talonarios en papel?
- ¿Excel/Word solo como modelo?
- ¿Excel como “mini programa” con macros y base de datos?
Si usas hojas de cálculo como sistema principal, plantéate seriamente:
- Migrar a un software de facturación adaptado a Verifactu.
- O utilizar la aplicación gratuita de la AEAT si emites pocas facturas.
Revisa tus obligaciones de facturación
Comprueba numeración, conservación, archivo y coherencia de tus facturas para evitar sanciones del artículo 201 LGT, aunque no te veas afectado por el 201 bis.
Déjate acompañar
Nosotros podemos:
- Analizar tu caso concreto (actividad, volumen de facturas, tipo de clientes).
- Ayudarte a elegir la opción más económica y segura para ti.
- Encargarnos de tus impuestos, contabilidad y obligaciones laborales, para que tú puedas centrarte en tu negocio y no en Verifactu.

7. Conclusión rápida

Sí, puedes seguir facturando a mano o usando Word/Excel como simple modelo.
No es recomendable seguir usando una hoja de cálculo como sistema de facturación cuando entre en juego Verifactu.
Aunque no siempre se llegue a la sanción de 50.000 €, el riesgo de sanciones por incumplir obligaciones de facturación (art. 201 LGT) es real.
Para un autónomo de Lugo, lo más prudente es dar el salto a un sistema adaptado y hacerlo con tiempo y buen asesoramiento.